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商务礼仪洽谈会礼仪

礼仪常识 时间:2021-04-21 信息举报

商务礼仪洽谈会礼仪

  商务活动洽谈会礼仪

  商界人士在商务交往中,多多少少都有过一些参加商务洽谈的经历。对于其中的一些人而言,甚至还可以说,他们在有如战场的商场上从商的成败得失,往往直接地取决于能否通过洽谈来为自己开辟成功之路。

  正是在这个意义上,“商界无处不洽谈”才成了商界人员的一句格言。商界人士所进行的洽谈,又称商务谈判,它是最重要的商务活动之一。

  洽谈的含义,是指在商务交往中,存在着某种关系有关各方,为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔,或是为了处理争端、消除分歧,而坐在一起进行面对面的讲座与协商,以求达成某种程度上的妥协。因洽谈而化学元素行的有关各方的会晤,便称为洽谈会。按照常规,商务洽谈一向被视为一种利益之争,是有关各方为了争取或维护自己的切身利益,而寸步不让、寸土必争地进行了讨价还价。

  因此,在洽谈中,如欲“克敌制胜”,那就不可能不讲究洽谈的谋略。与此同时,大家也应当看到,大凡正规、正式的洽谈,都是很注重礼仪的。绝大多数正式的商务洽谈,本身就是按照一系列约定俗成的既定的礼仪和程序进行的庄重的会晤。

  在商务洽谈中,正确的态度应当是:既要讲谋略,又要讲礼仪。倘若只讲谋略而不讲礼仪,或是只讲礼仪而不讲谋略,都不会有助于洽谈的成功。以下,将从商务礼仪,尤其是会议礼仪的角度,来具体讨论一下洽谈会的有关事项,即洽谈会礼仪。

  一般来说,洽谈会礼仪主要体现在洽谈的筹划与洽谈的方针等两大方面。它们互为表里、不可分割、共同决定着洽谈会的成功。下面所介绍的洽谈会礼仪,主要涉及的便是这两个方面的问题。在现实生活中,洽谈的具体形式可谓多种多样。不管商界人士面对的是何种形式的洽谈,都有必要为此而充分作好准备,以求有备无患。商界人士在为进行洽谈而着手准备时,重点要在技术性准备和礼仪性准备这两个方面,狠下一番功夫。为商务洽谈而进行的技术性准备,是要求洽谈者们事先充分地掌握有关各方的状况,了解洽谈的“谋篇布局”,并就此而构思、酝酿正确的洽谈手法与洽谈策略。否则,商务人员在洽谈中就完全可能会是“两眼一抹黑”、目标不明、方法不当、顾此失彼、功败垂成。

商界人士在准备商务洽谈时,应当谨记如下四项基本原则:

第一,客观的原则。所谓客观的原则,意即在准备洽谈时,有关的商界人士所占有的资料要客观,决策时的态度也要客观。占有资料要客观,是要求谈判者尽可能地取得真实而准确地资料,不要以道听途说或是对方有意散布的虚假情报,来作为自己决策时的依据。决策时的态度要客观,是要求谈判者在决策时,态度要清醒而冷静,不要为感情所左右,或是意气用事。

第二,预审的原则。所谓预审的原则,含义有二:其一,是指准备洽谈的商界人士,应当对自己的谈判方案预先反复审核、精益求精;其二,是指准备洽谈的商界人士,应当将自己提出的谈判方案,预先报请上级主管部门或主管人士审查、批准。虽说负责洽谈的商界人士拥有一定的授权、在某种特殊的情况下可以“将在外,君命有所不受”,或是“先斩后奏”。但是这并不等于说洽谈者可以忘乎所以、一意孤行。在洽谈之前,对自己的方案进行预审,既可以减少差错,又可以群策群力、集思广益,使方案更臻完美。

第三,自主的原则。所谓自主的原则,是指商界人士在准备洽谈时,以及在洽谈进行之中,要发挥自己的主观能动性,要相信自己、依靠自己、鼓励自己、鞭策自己,在合乎规范与惯例前提下,力争“以我为中心”。坚持自主的原则,有两大好处:一是可以调动有关的商界人士的积极性,使其更好地有所表现;二是可以争取主动权,或是变被动为主动,在洽谈中为自己争取到有利的位置。

第四,兼顾的原则。所谓兼顾的原则,是要求商界人士在准备洽谈时,以及在洽谈过程中,在不损害自身根本利益的前提下,应当尽可能地替洽谈对手着想,主动为对方保留一定的利益。有经验的商界人士都清楚,最理想的洽谈结局,不应当是“你死我活”、“鱼死网破”,而应当是有关各方的利益和要求都得到了一定程度的照顾,亦即达成妥协。在洽谈中,为对手留下余地,不搞“赶尽杀绝”,不但有助于保持与对手的正常关系,而且会使商界同仁对自己刮目相看。

在技术上为洽谈进行准备的时候,洽谈者应当争取作好以下三个方面的工作:

首先,洽谈者应当知己知彼。孙子曰:“知己知彼,百战不殆”。他的这句至理名言,对洽谈者准备洽谈也有一定的教益。在洽谈之前,如能对对手有所了解,并就此有所准备,则在洽谈之中,洽谈者就能够扬长避短、避实就虚,“以我为长,击敌之短”,取得更好的成绩。对洽谈对手的了解,应集中在如下方面:在洽谈对手中,谁是真正的决策者或负责人;洽谈对手的个人资讯、谈判风格和谈判经历;洽谈对手在政治、经济以及人际关系方面的背景情况;洽谈对手的谈判方案;洽谈对手的主要商务伙伴、对头,以及他们彼此之间相互关系的演化;等等。

其次,洽谈者应当熟悉程序。谈判桌不比战场,“从战争中学习战争”那一套,对于洽谈来讲是行不通的。虽说洽谈的经验需要积累,但是因为洽谈事关重大,所以它往往是不允许人们视之为儿戏,不允许人们在“知其一,不知其二”的情况下仓促上阵:从纯理上来讲,洽谈的过程是由“七部曲”一环扣一环,一气呵成的。它们是指探询、准备、磋商、小结、再磋商、终结以及洽谈的重建等七个具体的步骤。在其中的每一个洽谈的具体步骤上,都有自己特殊的“起、承、转、合”,都有一系列的台前与幕后的准备工作要做,并且需要当事人具体问题具体分析,“随机应变”。因此商界人士在准备洽谈时,一定要多下苦功夫,多作案头的准备工作,尤其是要精心细致地研究洽谈的常规程序及其灵活的变化,以便在洽谈之中,能够胸有成竹、处变不惊。


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